איך להגדיר מעקב אחרי הצעת מחיר שנשלחה

תשובה קצרה: הצעה שנשלחה ולא נענתה היא לא לקוח שאמר לא, היא לקוח שלא ענה. ההבדל הזה שווה כסף, וכמעט אף עסק קטן לא מנהל אותו כתהליך. ההגדרה שפותרת את זה היא לא תזכורת ביומן אלא כלל: הצעה שנשלחה יוצרת משימה עם תאריך, אוטומטית, ברגע השליחה. זה מדריך הפעלה קצר.

למה זה נופל

לא בגלל עצלנות. שלוש סיבות מבניות:

ההצעה מרגישה כמו סיום. עבדתם עליה, שלחתם, יש תחושת השלמה. אבל מבחינת התהליך זו נקודת אמצע, לא סוף.

אין רגע שמחייב חזרה. פגישה יש לה תאריך. הצעה שנשלחה לא מייצרת שום אירוע ביומן, ולכן היא נשענת על זיכרון.

הכל בסדר עד שיש הרבה. כשיש שתי הצעות פתוחות זוכרים. כשיש אחת עשרה, אחת נופלת, וזו תמיד זו שכבר עבר עליה הכי הרבה זמן.

ההגדרה

שני שדות ואוטומציה אחת.

שדה 1: תאריך שליחה. לא תאריך יצירה. אלה שני דברים שונים, והספירה מתחילה מהשליחה.

שדה 2: תוקף ההצעה. גם אם אתם לא מקפידים עליו מול הלקוח, הוא נותן לכם נקודת ייחוס למעקב.

האוטומציה: כשעסקה עוברת לשלב "נשלחה הצעה", נוצרת משימה לחזור, עם אחראי ותאריך. לא הודעה ללקוח, משימה לכם.

הפרט שעושה את ההבדל הוא שהמשימה נוצרת מהשלב ולא מהזיכרון. ברגע שסימנתם שההצעה נשלחה, המעקב כבר קיים.

כמה זמן לחכות

אין מספר נכון אחד, וזה תלוי בסוג העסק ובגודל ההצעה. מה שכן: תבחרו מספר אחד ותעבדו לפיו. מעקב לא עקבי גרוע ממעקב מאוחר, כי אי אפשר ללמוד ממנו כלום.

ההיגיון שאני עובד לפיו: מספיק זמן כדי שהלקוח יספיק לקרוא ולהתייעץ, ולא כל כך הרבה שהוא כבר סגר עם מישהו אחר. לעבודה קטנה זה קצר יותר, לעסקה גדולה ארוך יותר.

מה כותבים כשחוזרים

שלוש שורות, לא יותר. ובלי הנוסח שכולם שולחים.

הכי חשוב: אל תשאלו "האם הספקת להסתכל". זו שאלה שקל לענות עליה בשקט. שאלה טובה נותנת ללקוח משהו לענות עליו: אם יש נקודה שלא הייתה ברורה, אם צריך לפצל את העבודה לשלבים, אם התזמון הוא הבעיה.

ולרשום את התשובה על הכרטיס. אחרי עשר הצעות שלא נסגרו יש לכם דפוס, וזה הנתון הכי שווה שעסק קטן יכול לאסוף על עצמו.

ומה קורה כשהוא אומר כן

המעקב מקבל את כל תשומת הלב, ודווקא הצומת ההפוך הוא זה שנופל בשקט. הצעה שאושרה ואף אחד לא הזיז אותה קדימה נשארת יושבת באותו שלב, ואז המשימה לחזור אליה עדיין פתוחה והתחזית שלכם עדיין סופרת אותה ככסף שלא נסגר.

שתי דרכים שהלקוח יכול לאשר. לחתום בפועל על המסך, או פשוט ללחוץ "מאשר" בלי חתימה. השני נשמע כמו פרט קטן, והוא בדיוק סוג החיכוך שמשאיר הצעה שבוע נוסף אצל מישהו שכבר החליט לקנות.

והאוטומציה שסוגרת את הלולאה: הצעה אושרה, העבר את העסקה לשלב הבא. בלי מתכנת. מרגע שהמעבר הזה קורה לבד, כל מה שתלוי בשלב קורה גם הוא, והצומת הזה יוצא מהזיכרון בדיוק כמו שהמשימה לחזור יצאה ממנו.

פירטתי את כל המסלול מההצעה ועד האישור במאמר על תוכנה להצעות מחיר.

מתי לסגור כאבודה

הצעה שנשארת פתוחה לנצח מרעילה את כל הנתונים שלכם. אם המשפך מלא בהצעות מלפני חצי שנה, אתם לא יודעים כמה כסף באמת עומד להיסגר.

כלל פשוט: אחרי מספר נסיונות שהחלטתם עליו, סוגרים כאבודה עם סיבה. הסיבה היא כל העניין. "מחיר", "תזמון", "בחר מתחרה", "לא ענה". בלי סיבה זה סתם ניקיון, עם סיבה זה מידע.

מה לבדוק אחרי שבועיים

שאלה אחת: האם יש עסקה פתוחה בלי משימה? אם כן, המנגנון לא רץ או שמישהו סוגר משימות בלי לפתוח את הבאה. שתי הבעיות שונות והפתרון לשתיהן מתחיל בזה שאתם רואים את המספר.

שאלות נפוצות