תשובה קצרה: מענה ראשון אוטומטי הוא אוטומציה של שני חלקים: טריגר שאומר מתי זה קורה, ופעולה שאומרת מה נשלח. ההגדרה עצמה לוקחת כמה דקות. מה שכן דורש מחשבה הוא שלושה סייגים שרוב האנשים מדלגים עליהם, ובראשם השאלה אם מותר לכם בכלל לשלוח למי שלא ביקש. זה מדריך הפעלה, צעד אחר צעד.
לפני שמגדירים: שלוש החלטות
1. מאילו מקורות. ליד שהגיע מטופס באתר, מפרסום ממומן, או מהקלדה ידנית שלכם. לא בהכרח כולם צריכים לקבל את אותה הודעה, ולפעמים ליד שהזנתם בעצמכם אחרי שיחת טלפון בכלל לא צריך לקבל הודעה אוטומטית.
2. באיזה ערוץ. מייל, הודעה, או שניהם. שווה לזכור שערוץ שאין לכם ממנו כתובת לא יעבוד, ולכן צריך שהטופס יאסוף את מה שההודעה דורשת.
3. מה ההודעה אומרת. שלושה משפטים מספיקים: אישור שקיבלתם, מה קורה הלאה, ומתי. הימנעו מהבטחה שאתם לא בטוחים שתעמדו בה, כי הודעה אוטומטית שמבטיחה חזרה תוך שעה ואף אחד לא חוזר, גרועה מאין הודעה.
ההגדרה עצמה
במסך האוטומציות בוחרים אוטומציה חדשה, ומגדירים שני שדות.
צילום מסך מתוך הסיסטם
טריגר: איש קשר חדש. זה מה שמפעיל את הכלל. אפשר לצמצם אותו למקור מסוים אם הגדרתם מקורות.
פעולה: שליחת הודעה. בוחרים תבנית, או כותבים אותה כאן. שדות דינמיים כמו שם הלקוח נשלפים מהכרטיס.
שמירה, ומפעילים. סימון "פעיל" בצד ימין הוא מה שקובע אם האוטומציה רצה בפועל, ולכן שווה להשאיר אותה מושהית עד שבדקתם.
הסייג שאסור לדלג עליו
הודעה שיווקית דורשת הסכמה מראש, וזה נכון גם כשההודעה נשלחת אוטומטית וגם כשהיא נראית לכם שירותית. המערכת צריכה לדעת להבדיל בין מי שהסכים לבין מי שרק השאיר פרטים.
בהיסטוריית ההפעלות בתמונה למעלה אפשר לראות שורה שמסומנת skipped עם הנימוק "אין הסכמה לשליחה". זו התנהגות רצויה: האוטומציה בדקה, החליטה לא לשלוח, ורשמה למה. מנגנון שעושה את זה עדיף על כלל שאתם זוכרים.
הרחבתי על הצד הזה במאמר על חוק הספאם ורשימת התפוצה. אני לא עורך דין, ולכן אם אתם לא בטוחים מה חל עליכם, זו שאלה לעורך דין ולא למדריך הפעלה.
שני סייגים נוספים
ליד כפול. אדם שממלא את הטופס פעמיים לא צריך לקבל את ההודעה פעמיים. שווה לבדוק איך המערכת מזהה כפילות, לפי מייל או לפי טלפון, ולוודא שהטופס אוסף את השדה הזה.
שעות. הודעה אוטומטית שיוצאת בשתיים בלילה נראית אוטומטית. אם אפשר להגביל לשעות פעילות, שווה.
איך בודקים שזה עובד
שלושה צעדים, לפני שמפעילים על אמת:
מלאו את הטופס בעצמכם עם כתובת אמיתית שלכם, ובדקו שההודעה הגיעה, שהשם נכנס נכון, ושאין שדה ריק באמצע המשפט.
בדקו שהכרטיס נפתח במערכת ולא רק שההודעה יצאה. אוטומציה ששולחת הודעה ולא יוצרת רשומה משאירה אתכם בלי מעקב.
בדקו את היסטוריית ההפעלות אחרי יום. היא תגיד לכם אם משהו נחסם ולמה, וזו הדרך היחידה לדעת שהמנגנון באמת רץ.
מה להוסיף אחר כך
אחרי שההודעה הראשונה עובדת, השדרוג המשמעותי הוא לא הודעה שנייה אלא משימה: שברגע שנפתח ליד חדש, נוצרת אוטומטית משימה לחזור אליו, עם אחראי ותאריך. ההודעה מטפלת בלקוח, המשימה מטפלת בכם.
שאלות נפוצות
שליחה אוטומטית בוואטסאפ כפופה לכללים של הפלטפורמה עצמה בנוסף לכללים החוקיים, וזה משתנה לפי סוג החיבור. שווה לבדוק את זה במפורש לפני שבונים תהליך שמניח שזה יעבוד.
לא תמיד. הערך של המענה האוטומטי הוא דווקא בשעות שבהן אתם לא זמינים, ובימים העמוסים. אם אתם עונים מיד תמיד, אפשר להסתפק ביצירת המשימה בלי ההודעה.
אז הטריגר לא ירוץ, כי אין רשומה. הפתרון הוא לא אוטומציה אלא הרגל: לפתוח כרטיס בזמן השיחה, גם אם רק עם שם וטלפון. מרגע שיש רשומה, כל השאר עובד.
