תשובה קצרה: שלבי ברירת המחדל של כל מערכת נכתבו לעסק אחר. הכלל היחיד שחשוב באמת: שלב הוא צעד שמישהו עשה, לא תיאור של מה שאתם מרגישים לגבי העסקה. "מעוניין" הוא לא שלב, כי אף אחד לא עשה כלום. "נשלחה הצעה" הוא שלב, כי אפשר לדעת בוודאות אם זה קרה. זה מדריך על איך מגדירים שלבים שאפשר לעבוד איתם.
הכלל: כל שלב הוא אירוע שקרה
הבדיקה פשוטה. על כל שלב שאתם רוצים להגדיר, שאלו: איך אני יודע בוודאות שהעסקה עברה לשלב הזה?
אם התשובה היא "כי הוא נשמע מעוניין", זה לא שלב. אם התשובה היא "כי שלחתי לו מסמך" או "כי קבענו פגישה ליום שלישי", זה שלב.
למה זה משנה: שלבים שמבוססים על תחושה גורמים לכך ששני אנשים בעסק מדרגים את אותה עסקה אחרת, והדוח בסוף החודש לא אומר כלום.
ארבעה עד שישה שלבים, לא יותר
זה הטווח שעובד לרוב העסקים הקטנים. פחות מארבעה ואין מספיק רזולוציה לדעת איפה נתקעים. יותר משישה ואף אחד לא מעדכן, כי ההבדל בין שלב שלישי לרביעי מפסיק להיות ברור.
נקודת פתיחה סבירה, שאפשר לשנות: פנייה חדשה, שיחת בירור, נשלחה הצעה, במשא ומתן, נסגר בזכייה, נסגר באובדן.
צילום מסך מתוך הסיסטם
שימו לב שהמשפך מציג שני נתונים לכל שלב: כמה עסקאות וכמה כסף. הנתון השני הוא זה שמשנה החלטות, כי שלב עם עשר עסקאות קטנות ושלב עם שתיים גדולות דורשים תשומת לב שונה לגמרי.
שתי טעויות שחוזרות
1. לתאר את התהליך הפנימי שלכם במקום את המסע של הלקוח. "ממתין לתמחור" הוא שלב פנימי. הוא חשוב לכם, אבל הוא לא מקדם את העסקה. אם יש הרבה שלבים כאלה, כדאי לנהל אותם כמשימות ולא כשלבים.
2. לשכוח את הסוף. הרבה עסקים מגדירים יפה את הדרך פנימה ולא מגדירים איך עסקה יוצאת. בלי "נסגר באובדן" עם סיבה, כל העסקאות התקועות נשארות במשפך לנצח והנתונים מפסיקים להיות שווים משהו.
הדבר החשוב יותר מהשלבים עצמם: הצעד הבא
אם הייתי צריך לבחור בין שלבים מסודרים לבין שדה אחד של "צעד הבא", הייתי בוחר בצעד הבא. עסקה בלי משימה פתוחה היא עסקה שאף אחד לא מטפל בה, בלי קשר לשלב שהיא נמצאת בו.
צילום מסך מתוך הסיסטם
לכן ההגדרה הכי משתלמת אחרי השלבים היא כלל אחד: כל עסקה חייבת משימה עם תאריך. וכשאין, זה צריך להיות גלוי, לא מוסתר.
איך משנים שלבים בלי לשבור נתונים
שלושה כללים מנוסיון:
לשנות שם של שלב זה בסדר, כי העסקאות נשארות מקושרות. למחוק שלב שיש בו עסקאות זה מה שיוצר בעיה, כי צריך להחליט לאן הן הולכות.
לאחד עדיף על למחוק. אם שני שלבים מבלבלים, אחדו אותם. המשפך יהיה פחות מפורט ויותר נכון.
לא לשנות באמצע רבעון אם אתם עוקבים אחרי מגמות. שינוי שלבים מאפס את ההשוואה לתקופות קודמות.
מתי כדאי יותר ממשפך אחד
אם אתם מוכרים שני דברים שונים לגמרי, למשל פרויקט חד פעמי וריטיינר חודשי, התהליך שונה והשלבים צריכים להיות שונים. זה המקרה היחיד שבו הייתי ממליץ על יותר ממשפך אחד. בכל שאר המקרים, שני משפכים הם דרך מסובכת לנהל דבר אחד.
שאלות נפוצות
אין מספר נכון, אבל שווה להסתכל על זה. עסקאות שתקועות באותו שלב הרבה זמן הן לרוב לא עסקאות אלא שאריות, וכדאי לסגור אותן כאבודות ולפנות את התמונה.
רק אם אתם באמת משתמשים בזה לתחזית. אחרת זה עוד שדה שמישהו צריך לעדכן והוא לא יעודכן. עדיף שלב מדויק בלי אחוזים מאשר אחוזים שנקבעו בהרגשה.
עסקה חדשה, לא עדכון של הישנה. הלקוח נשאר אותו לקוח והעסקאות מצטברות על הכרטיס שלו. ככה גם אפשר לראות אחר כך מי חוזר וכמה שווה לקוח לאורך זמן.
