תשובה קצרה: ריטיינר שנגמר בשקט הוא ההפסד היחיד בעסק שאין לו רגע. אין שיחת התנגדות, אין החלטה, פשוט מפסיק להיכנס כסף וחודשיים אחר כך מישהו שם לב. ההגדרה שמונעת את זה היא תזכורת אחת, אבל היא צריכה לצאת מספיק מוקדם כדי שתהיה שיחה, ולא הודעה על משהו שכבר קרה. זה מדריך הפעלה קצר.
למה תזכורת ביום החידוש היא מאוחרת מדי
ביום שהריטיינר נגמר אין לכם מה לעשות חוץ מלשלוח הודעה. שבועיים או שלושה לפני, יש לכם זמן לתאם שיחה, ובשיחה הזאת קורים שני דברים שלא קורים בהודעה: אתם שומעים אם משהו השתנה אצל הלקוח, ואתם יכולים לדבר על תנאים.
לכן הכלל המעשי: ההתראה יוצאת מספיק זמן לפני כדי שתספיקו לתאם פגישה, לא רק לשלוח הודעה.
ההגדרה
שלושה שדות על הריטיינר, ואחד מהם הוא היחיד שחשוב.
צילום מסך מתוך הסיסטם
תאריך חידוש. זה השדה שהכל תלוי בו. אם הוא לא מלא, שום התראה לא תצא, וזו הסיבה הנפוצה ביותר לכך שתזכורות "לא עובדות".
סכום ותדירות. נדרשים כדי שתדעו כמה עומד על הפרק לפני השיחה.
אחראי. מי מנהל את השיחה. בעסק של אחד זה מיותר, ומהעובד השני זה קריטי.
אחרי שהשדות מלאים, מגדירים אוטומציה אחת: לפני תאריך החידוש, נוצרת משימה לאחראי. משימה, לא הודעה ללקוח. אתם רוצים שמישהו יתקשר, לא שהמערכת תודיע ללקוח שזה מתחדש.
למה משימה ולא הודעה אוטומטית ללקוח
כי חידוש הוא ההזדמנות הכי טובה בשנה לשיחה על מה שהלקוח צריך. הודעה אוטומטית שמודיעה על חיוב מוותרת על השיחה הזאת, ולפעמים גם מזכירה ללקוח שהוא משלם, ברגע שבו לא בהכרח רציתם להזכיר.
יש מקרים שבהם הודעה אוטומטית היא הנכונה, למשל בשירות סטנדרטי בהיקף גדול. בעסק של אחד עד עשרה, השיחה שווה יותר.
שלוש הגדרות שמשלימות את זה
1. סימון ריטיינרים שהסתיימו ולא חודשו. זה הנתון שאף אחד לא מסתכל עליו וכדאי להסתכל עליו פעם ברבעון. הוא אומר לכם כמה הכנסה חוזרת דלפה בלי שאף אחד החליט.
2. חיבור לגבייה. ריטיינר שמתחדש אבל לא נגבה הוא בעיה אחרת עם אותה תוצאה. שווה לוודא שהחיוב בפועל נראה במסך הגבייה ולא רק בהסכם.
צילום מסך מתוך הסיסטם
3. תיעוד מה סוכם בשיחת החידוש. שורה אחת על הכרטיס. בעוד שנה כשתהיה שיחה על מחיר, תרצו לדעת מה נאמר.
מה לבדוק אחרי שבוע
פתחו את רשימת הריטיינרים ובדקו שלושה דברים: שלכולם יש תאריך חידוש, שהמשימות אכן נוצרו לאלה שמתקרבים, ושאף ריטיינר לא יושב בסטטוס פעיל אחרי שהתאריך שלו עבר. השלישי הוא זה שיגלה לכם אם המנגנון באמת רץ.
שאלות נפוצות
כן, ומסיבה אחרת: לא כדי לוודא שייגבה, אלא כדי שתהיה שיחה. חידוש אוטומטי בלי שיחה שומר על ההכנסה הקיימת ומחמיץ את ההזדמנות להרחיב אותה, וגם מגדיל את הסיכוי שהלקוח יבטל פתאום בלי שראיתם את זה מגיע.
לפני הכל, לרשום את הסיבה בכרטיס. אחרי חמישה כאלה תראו דפוס, וזה הנתון הכי שווה שיש לעסק שירותים ואף אחד לא אוסף אותו.
כן, וזה הגיוני כשההיקפים שונים מאוד. לריטיינר גדול שווה התראה מוקדמת יותר, כי השיחה עליו ארוכה יותר ולפעמים דורשת פגישה.
